Lucrul cu documente în cloud nu este deloc exagerat în zilele noastre; dimpotrivă. Și printre numeroasele opțiuni disponibile, Google Docs este una dintre cele mai utilizate . Cunoașteți Google Docs?
Dacă nu știți ce este sau nu l-ați folosit încă la puterea sa maximă, atunci vă vom ajuta să faceți acest lucru și să descoperim unul dintre instrumentele de utilizat, mai ales dacă sunteți unul dintre cei care călătoresc mult sau schimbați computerele și este întotdeauna încărcat cu pendrive, DVD-uri, CD-uri și discuri externe.
Ce este Google Docs, Google Documents
Google Docs, cunoscut și sub numele de Google Documents, este de fapt un instrument multiplatformă ; o resursă oferită de Google care poate fi utilizată pe computere, tablete, smartphone-uri și multe altele. Este conceput astfel încât să nu fie nevoie să transportați o grămadă de documente pe unități USB, hard disk-uri externe și altele asemenea; în schimb, acestea sunt stocate în cloud. Dar pot fi, de asemenea, descărcate cu ușurință.
Acest instrument este pe deplin compatibil cu diferite tipuri de fișiere, fie că sunt documente text, diapozitive, foi de calcul ... De fapt, programele pe care le veți folosi sunt „clone” ale suitei Office. Și, cel mai bine, sunt gratuite. Astfel, veți avea Excel, Word, PowerPoint într-o versiune gratuită (și veți putea deschide cu aceste programe documentele pe care le-ați realizat împreună cu acele altele (și multe alte formate).
De ce funcționează documente Google pentru mine?
Imaginați-vă că trebuie să mergeți într-o călătorie de afaceri. Este posibil să luați toate documentele de care aveți nevoie, dar dacă uitați unul și nu aveți pe cine să vi-l trimită? Atunci vei avea probleme. Pe de altă parte, având documentele în cloud știi că, fie pe mobil, tabletă sau computer, vei putea să le accesezi, să le descarci, să le imprimi etc. fără nici o problemă.
Nu numai atât, dar Google Docs are și un avantaj pe care nu îl veți găsi la altele : posibilitatea ca mai multe persoane să facă modificări simultan în timp real, ceea ce îl face un instrument ideal pentru grupuri de lucru sau echipe.
La aceasta trebuie adăugat că are atât comentarii (pentru a le adăuga și a le citi), cât și chat-ul, pentru a vorbi cu persoana respectivă fără a fi nevoie să depindă de un telefon sau un alt chat în afara acestui instrument (deci totul este concentrat într-un singur loc).
La fel se întâmplă și cu editarea, unde veți avea opțiunea de a edita, dar și de a sugera, simula funcția de control al modificărilor în Word, în așa fel încât să vedeți modificările și opțiunea de a le aproba sau șterge, înainte face parte din acel document final.
Și dacă te gândești că utilizarea Google Docs va fi mai dificilă pentru că trebuie să te bazezi pe internet, fii sigur că nu este cazul. Îl poți folosi chiar și fără acces la internet, deoarece trebuie doar să adaugi o extensie Google Docs Offline în Chrome și să activezi opțiunea Offline în setările Google Docs. În acest fel, nu ai nevoie de internet, iar toate documentele tale vor fi încărcate automat fără să-ți faci griji pentru nimic.
Cum se utilizează Google Docs
Dacă după cele pe care le-ați văzut, sunteți interesat de Google Docs, ar trebui să știți că tot ce aveți nevoie este să aveți un cont Google pentru a utiliza acest instrument. Odată ce vă accesați e-mailul sau chiar de pe pagina de pornire Google, acesta vă va oferi opțiunea de a vă conecta. Dacă o faceți, veți vedea că va pune un logo cu fotografia gmail-ului dvs.
Apoi, atingeți pătratul cu nouă puncte din partea de sus a ecranului. Acolo veți găsi mai multe aplicații Google , inclusiv Google Docs. Pur și simplu atingeți „Documente” și sunteți gata.
Aveți grijă, dacă nu îl găsiți, faceți clic pe butonul „Mai multe de la Google” și toate instrumentele vor fi listate, deși apare de obicei printre primele, deoarece este utilizat pe scară largă.
Odată ce vă conectați, veți avea un prim rând în care va apărea Start un nou document. Acolo vă vor oferi câteva șabloane precum CV-uri, scrisori, propuneri de proiecte, broșuri, rapoarte ... Dar și posibilitatea de a crea un document gol.
Dacă vă uitați la Galeria de șabloane, când faceți clic pe ea, veți accesa meniul specific al șabloanelor care există, în cazul în care aveți nevoie de ele.
Dacă dați barele orizontale (colțul din stânga sus, înainte de sigla și cuvântul Documente), veți vedea că tipurile de documente pe care le puteți deschide sunt diverse: Documente (cuvânt, text), foi de calcul, prezentări și formulare.
Și puteți să importați documente sau să le creați doar pe cele care sunt făcute acolo?
Dacă aveți deja documente create și aveți nevoie de ele în acest instrument, fiți siguri că nu veți avea nicio problemă în a face acest lucru . Trebuie doar să le importați. Cum? Vă vom explica pașii:
Uită-te la ecranul tău. Găsiți semnul „plus” în colțul din dreapta jos. Este posibil ca, pe ecran, să nu apară, deci un truc este să mutați mouse-ul în sus și în jos cu roata, astfel încât ecranul să se schimbe și apoi să apară. Când apăsați, vă va permite să încărcați documentul dorit de pe computer, pendrive, disc extern ... și în câteva minute veți putea lucra cu acesta.
Și dacă sunteți îngrijorat de format, în majoritatea situațiilor nu veți avea nicio problemă, acesta va rămâne același cu cel pe care l-ați creat în afara instrumentului; singurul lucru care se poate schimba este fontul, dar formatul în sine ar trebui păstrat.
Cum să partajați un document cu Google Docs
Am explicat anterior că unul dintre avantajele Google Docs este posibilitatea de a colabora la un document cu mai multe persoane. Dar pentru a face acest lucru, trebuie mai întâi să îl partajați. Și da, este la fel de ușor ca alte funcții.
Pentru a face acest lucru, trebuie să faceți clic pe butonul din dreapta (cu mouse-ul situat peste documentul Google) și să faceți clic pentru a partaja. Veți obține un mic ecran pe care scrie „Distribuiți altora”. Aici aveți două opțiuni:
- Obțineți linkul pentru a partaja documentul.
- Adăugați oameni care să o facă. Pentru a face acest lucru, cel mai bine este să folosiți e-mailuri (dar rețineți că acestea trebuie să provină de la Google).
În cazul adăugării de persoane, vă permite să le acordați acces pentru a edita, pentru a comenta sau doar pentru a vedea.